Pengertian Quality Assurance (Penjaminan mutu)

Istilah mutu pertama kali muncul dalam bidang manufaktur, sehingga tidak mengherankan jika bagi banyak orang, mutu berkaitan erat dengan produk manufaktur. Dalam bidang manufaktur, mutu dapat berarti kesesuaian terhadap apa yang konsumen inginkan pada suatu produk tertentu. Oleh karena itu, produk yang bermutu adalah produk yang dapat memenuhi harapan konsumen. Sebenarnya, hampir tidak ada perbedaan yang berarti pada pengertian mutu dalam bidang jasa maupun dalam bidang manufaktur karena perbedaannya hanya terletak pada penggunaan penggunaan kata produk dan kata jasa atau service.

Namun, perlu diingat bahwa perlakuan dalam hal peningkatan mutu pada kedua bidang diatas sangatlah berbeda karena jasa lebih bersifat intangible daripada produk. Dalam hal ini pendidikan adalah salah satu bentuk jasa (pelayanan). Pengendalian mutu berkaitan dengan standar yang dipakai dalam merancang dan menerapkan suatu sistem. Standar pengendalian mutu dapat bersumber dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, ISO 9000 series, dan ABET (Accreditation Board for Ebgineering and Technology).

Seperti halnya istilah mutu, istilah jaminan mutu (quality assurance) pertama kali muncul dalam bidang manufaktur. Menurut Hendri Muhammad (1999) jaminan mutu dalam bidang manufaktur diartikan sebagai suatu sistem manajemen yang dirancang untuk menjamin kegiatan-kegiatan pada seluruh tahap (desain, produksi, penyerahan produk, dan pelayanan) agar dapat berjalan dengan baik, guna mencegah masalah-masalah mutu dan memastikan bahwa hanya produk yang memenuhi spesifikasi yang sampai ke tangan konsumen.

Penjaminan mutu (Quality Assurance) memiliki beberapa definisi, meliputi definisi umum dan definisi khusus pendidikan tinggi.

Pengertian Penjaminan mutu (Quality Assurance) Menurut Ahli Secara Umum

a. Menurut Damrong (2003)
Penjaminan mutu adalah upaya untuk memastikan bahwa sistem, proses dan prosedur sesuai dengan standar, harapan, atau rencana yang dijanjikan.

b. Menurut Edward Sallis (2006)
Jaminan mutu berbeda dari pengendalian mutu, baik sebelum maupun ketika proses tersebut berlangsung. Penekanan ini bertujuan untuk mencegah terjadi kesalahan sejak awal proses produksi. Jaminan mutu didesain sedemikian rupa untuk menjamin bahwa proses produksi menghasilkan produk yang memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Jaminan mutu adalah sebuah cara memproduksi produk yang bebas dari cacat dan kesalahan. Tujuannya dalam istilah Philip B.Crosby, adalah menciptakan produk tanpa cacat (zero defects). Jaminan mutu adalah pemenuhan spesifkasi produk secara konsisten atau menghasilkan produk yang "selalu baik sejak awal (right first time every time)". Jaminan mutu lebih menekankan tanggung jawab tenaga kerja dibandingkan inspeksi pengendalian mutu, meskipun sebenarnya inspeksi tersebut juga memiliki peranan dalam jaminan mutu. Mutu barang atau jasa yang baik dijamin oleh sistem, yang dikenal sebagai sistem jaminan mutu, yang memposisikan secara tepat bagaimana produksi seharusnya berperan sesuai dengan standar. Standar-standar mutu diatur oleh prosedur-prosedur yang ada dalam sistem jaminan mutu (Edward Sallis).

c. Menurut Quality Assurance Guidebook (2000),
Quality Assurance merupakan suatu tindakan untuk memastikan bahwa produk dapat dibeli oleh konsumen tanpa ada rasa khawatir dan menggunakannya dalam waktu yang lama dengan rasa kepuasan.

d. Menurut JIS (2003)
Kegiatan-kegiatan yang sistematis yang dijalankan oleh produsen untuk menjamin bahwa kualitas yang dibutuhkan oleh knsumen sepenuhnya memuaskan.

e. Menurut ANSI (2003),
Semua yang direncanakan atau tindakan-tindakan sistematis yang dibutuhkan untuk meningkatkan derajat kecukupan yang akan memuaskan kebutuhan-kebutuhan yang diberikan oleh produk dan pelayanannya.

f. Menurut J.M. Juran (2000)
Aktivitas yang menyediakan bukti-bukti yang diperlukan untuk memberikan kepercayaan, bahwa semua aktivitas yang berhubungan dengan kualitas menunjukkan performansi yang efektif.

Definisi Penjaminan mutu (Quality Assurance) Pendidikan Tinggi

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.

Penjaminan mutu (quality assurance) yaitu memastikan bahwa semua karakteristik dan kinerja sesuai dengan standar atau harapan atau persyaratan melalui dokumen akademik, dokumen mutu, dan audit atau evaluasi (KJM UGM, 2006).

Quality Assurance (QA) merupakan sistem keseluruhan kegiatan yang dirancang sedemikian rupa dalam rangka meyakinkan stakeholders bahwa output dan outcome yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan atau standar yang telah ditetapkan (Syamsulhadi dan Siswandari, 2004). Melalui QA stakeholders memperoleh jaminan bahwa output yang dihasilkan memang telah sesuai dengan spesifikasi proses dan hasil yang telah ditentukan dalam rencana program pembelajaran sebagaimana yang tertuang di dalam kurikulum program studi. Dengan demikian hasil penjaminan mutu akan tercermin dari adanya peningkatan kualitas pada segala aspek akademik baik yang menyangkut input, proses, output, maupun outcome dari waktu ke waktu. Disamping itu penjaminan mutu dapat diartikan sebagai proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan (Dikti, 2003). Penjaminan mutu adalah proses yang terus menerus dimana setiap sistem yang terkait selalu mengandung tiga unsur yang saling independent (bebas) yaitu monitoring, pengukuran (measurement) dan peningkatan (improvement). 

Jika membicarakan peningkatan kualitas di perguruan tinggi, paling tidak ada lima kata kunci yang sebaiknya diperhatikan yaitu:

1. proses dalam sistem yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen internal dan eksternal (stakeholders), 
2. kepuasan stakeholders 
3. kualitas mestinya dikembangkan ke dalam setiap tahapan proses dan sistem 
4. benchmarking yang merupakan perbandingan antara proses dan sistem yang telah dirancang tersebut dengan fungsi pendidikan tinggi yang harus dilaksanakan oleh semua universitas atau perguruan tinggi dan
5. adanya Team dan Teamwork (Syamsulhadi dan Siswandari, 2004).

Program Peningkatan Kualitas Berkelanjutan

Sebagaimana yang telah disebutkan bahwa setiap tahapan proses (yang ada dalam setiap sistem) akan ada tiga unsur yang selalu terkait satu sama lain yaitu monitoring, pengukuran (measurement) dan peningkatan (improvement) artinya dalam hal penjaminan mutu hal pertama dan utama yang harus dilakukan adalah monitoring (mulai dari perencanaan sampai dengan hasil evaluasi) kemudian disusul dengan berbagai pengukuran yang relevan, dan hasil penjaminan mutu tersebut akan tercermin dari adanya peningkatan pada segala aspek akademik baik yang menyangkut input, proses, output maupun outcome dari waktu ke waktu (Siswandari, Susilaningsih, Indrawan, 2004). Ketiga unsur yang saling terkait (namun harus dikelola oleh team yang bebas) tersebut sebenarnya membentuk apa yang disebut sebagaiam peningkatan kualitas berkelanjutan.

A. Butir-Butir Mutu dalam Penjaminan Mutu (Quality Assurance)

    Butir-butir mutu dalam penjaminan mutu yang dipaparkan dalam praktek baik pelaksanaan penjaminan mutu dari DIKTI, yaitu:

1. Proses pembelajaran, adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan sumber belajar pada suatu lingkungan belajar. Di lingkungan pendidikan tinggi, interaksi tersebut terjadi antara mahasiswa dengan dosen.
2. Kurikulum program studi, adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi maupun bahan kajian dan pelajaran serta cara penyampaian dan penilaiannya yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan belajar-mengajar di Perguruan Tinggi.
3. Sumber daya manusia (dosen dan tenaga penunjang). Pendidik adalah tenaga kependidikan yang berkualifikasi sebagai guru, dosen, konselor pamong belajar, widyaiswara, tutor, instruktur, fasilitator, dan sebutan lain yang sesuai dengan kekhususannya, serta berpartisipasi dalam menyelenggarakan pendidikan. Tenaga kependidikan adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri dan diangkat untuk menunjang penyelenggaraan pendidikan. Di lingkungan pendidikan tinggi, tenaga kependidikan yang berkualifikasi sebagai pendidik disebut dosen, sedangkan tenaga kependidikan lainnya disebut tenaga penunjang.
4. Kemahasiswaan. Secara umum yang dimaksud dengan mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi tertentu. Peserta didik menurut Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional adalah anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran yang tersedia pada jalur, jenjang, dan jenis pendidikan tertentu. Khusus pada pendidikan tinggi, untuk mencapai tujuan pendidikan nasional tersebut diperlukan pembimbingan kemahasiswaan yaitu pembimbingan seluruh kegiatan mahasiswa sebagai peserta didik selama dalam proses pendidikan.
5. Prasarana dan sarana, adalah salah satu bagian input, sedangkan input merupakan salah satu subsistem dari Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan (SPMB). Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan Prasarana dan Sarana (SPMB-PS) perlu dilakukan oleh perguruan tinggi (PT).
6. Suasana akademik, adalah komponen evaluasi diri yang harus selalu diperbaiki dan ditingkatkan secara sistematis, berkelanjutan serta dipergunakan sebagai salah satu komponen penjamin mutu.
7. Keuangan.
8. Penelitian dan publikasi, adalah kegiatan telaah taat kaidah dalam upaya menemukan kebenaran dan atau menyelesaikan masalah dalam ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau kesenian (ipteks). Penelitian juga merupakan kegiatan dalam upaya menghasilkan pengetahuan empirik, teori, konsep, metode, model, atau informasi baru yang memperkaya ipteks.
9. Pengabdian kepada masyarakat.
10. Tata pamong (governance), adalah suatu kondisi yang menjamin adanya proses kesejajaran, kesamaan, kohesi, dan keseimbangan peran, serta adanya saling mengontrol yang dilakukan oleh komponen terkait.
11. Manajemen lembaga (institusional management). 

B. Penjaminan Mutu di Pendidikan Tinggi

Pendidikan tinggi di perguruan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, yaitu:

1. Perguruan tinggi mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif).
2. Perguruan tinggi mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), sebagai berikut:

• Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs) .
• Kebutuhan dunia kerja (industrial needs) .
• Kebutuhan profesional (professional needs).

   
Sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi mempunyai landasan juridis, yaitu:

1. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. Evaluasi pendidikan yang terdiri dari kegiatan pengendalian, penjaminan dan penetapan mutu pendidikan.
2. Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu, Ps 18, 19 tentang Standar Kompetensi Pendidikan Tinggi.
3. Peraturan Pemerintah tentang Pendidikan Tinggi (Rancangan).
4. Higher Education Long Term Strategy 2003-2010 "In a healthy organization, a continuous quality improvement should become it’s primary concern. Quality Assurance should be internally driven.."
5. Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance), Ditjen DIKTI, 2003. Penetapan standar dan mekanisme penjaminan mutu adalah otoritas perguruan tinggi, yang penting adalah upaya benchmarking mutu pendidikan tinggi berkelanjutan. Diterbitkan 9 buku panduan dari DIKTI.

Di masa mendatang eksistensi suatu perguruan tinggi tidak semata-mata tergantung pada pemerintah, melainkan terutama tergantung pada penilaian stakeholders (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak-pihak lain yang berkepentingan) tentang mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Agar eksistensinya terjamin, maka perguruan tinggi mau tidak mau harus menjalankan penjaminan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Karena penilaian stakeholders senantiasa berkembang, maka penjaminan mutu pun harus selalu disesuaikan pada perkembangan itu secara berkelanjutan (continuous improvement). Penjaminan mutu terdiri dari tiga tipe, yaitu:

1. Penjaminan Mutu Produk: Memastikan mutu produk.
2. Penjaminan Mutu Proses: Memastikan mutu suatu proses.
3. Penjaminan Mutu Sistem: Memastikan mutu sistem (semua proses). 

Sedangkan tujuan penjaminan mutu di pendidikan tinggi secara umum yaitu memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan (continuous improvement), yang dijalankan oleh suatu perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Strategi penjaminan mutu yang ditetapkan oleh DIKTI, adalah:

1. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi menetapkan Pedoman Penjaminan Mutu pendidikan tinggi di Perguruan Tinggi.
2. Perguruan tinggi menggalang komitmen menjalankan penjaminan mutu pendidikan tinggi.
3. Perguruan tinggi memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi pada setiap jurusan/program studi.
4. Perguruan tinggi menetapkan dan menjalankan organisasi dan mekanisme kerja penjaminan mutu pendidikan tinggi.
5. Perguruan tinggi melakukan benchmarking mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan, baik ke dalam maupun ke luar negeri.

C. Prinsip, Proses dan Asas Penjaminan Mutu (Quality Assurance)

Prinsip menjalankan sistem penjaminan mutu internal di pendidikan tinggi yaitu :

1. Sederhana atau tidak complicated.
2. Diterima secara luas.
3. Tidak birokratik.
4. Mudah dioperasikan.
5. Efisien.
6. Menyesuaikan dengan kondisi lokal spesifik.

    Secara umum proses penjaminan mutu yang dilaksanakan di Pendidikan Tinggi mempunyai langkah-langkah, sebagai berikut:

1. Perguruan tinggi menetapkan visi, misi, dan tujuan.
2. Fakultas menetapkan visi, misi, dan tujuan berdasar visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi atau universitas.
3. Jurusan atau program studi menetapkan visi, misi, dan tujuan berdasar visi, misi, dan tujuan fakultas dan perguruan tinggi atau universitas.
4. Visi setiap program studi dijabarkan oleh program studi terkait menjadi serangkaian standar mutu dalam setiap butir mutu sebagaimana tersebut diatas. Standar mutu adalah ramuan visi program studi dan kebutuhan stakeholders.
5. Standar mutu yang ditetapkan melalui pernyataan mutu (benchmark statement) harus spesifik dan terukur.
6. Program studi secara berkelanjutan mengevaluasi dirinya sendiri untuk merekam (mendokumentasikan) berbagai peningkatan yang dialaminya.
7. Fakultas mengevaluasi dan merevisi standar mutu yang telah ditetapkan (internal benchmarking) secara berkelanjutan melalui organisasi atau unit penjaminan mutu fakultas yang telah dibentuk.
8. Universitas mengevaluasi dan merevisi standar mutu yang telah ditetapkan (internal benchmarking) secara berkelanjutan berdasarkan performansi masing-masing fakultas dan atau program studi atau dapat dikembangkan melaui berbagai kajian. Tugas ini dilakukan oleh organisasi yang telah dibentuk oleh Universitas.

Asas pelaksanaan penjaminan mutu di pendidikan tinggi, yaitu:

• Komitmen yang kuat pada pelaksana akademik.
• Internally driven.
• Tanggung jawab dan pengawasan melekat oleh pengelola.
• Kepatuhan pada rencana.
• Mengembangkan sistem dokumentasi yang lengkap.
• Selalu melaksanakan evaluasi.
• Melaksanakan peningkatan mutu berkelanjutan.

Penetapan standar pendidikan dan mekanisme penjaminan mutu adalah otoritas perguruan tinggi, yang penting adalah upaya benchmarking mutu pendidikan tinggi dilaksanakan secara berkelanjutan (Pokja Penjaminan Mutu Ditjen DIKTI, 2003). DIKTI berperan sebagai fasilitator.

Menarik Juga Dibaca: Panduan Operasional Waralaba

Referensi:
1. A.K. Putri, 2007, Perancangan dokumen mutu proses....
2. wikipedia, Pengendalian mutu  

KIRIM MASUKAN