Surat Dinas : Pengertian, Format, Bagian-Bagian Surat Dinas

Pada suatu instansi resmi atau organisasi resmi, misalnya instansi pemerintahan, sering dijumpai surat-surat dinas/resmi. Hal itu disebabkan instansi atau organisasi tersebut sering melakukan aktivitas komunikasi kedinasan yang sudah pasti akan berhubungan dengan hal surat-menyurat atau korespondensi.

Pengertian Surat Dinas

Ada beberapa pengertian tentang surat dinas, diantaranya adalah:

1. Surat resmi (surat dinas) adalah surat yang isinya tentang masalah kedinasan, yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu jawatan (organisasi) kepada jawatan (organisasi) lain atau kepada perorangan; atau sebaliknya, dari perorangan kepada jawatan (organisasi). (Atar Semi. 1990: 193)
2. Surat dinas biasa adalah surat yang biasa dipakai dalam kedinasan sebagai sarana komunikasi unuk menyampaikan berita secara tertulis yang berisi hal-hal kedinasan dalam administrasi pemerintahan. (Mustakim. 1994: 164).
3. Surat dinas adalah surat yang isinya menyangkut segi-segi kedinasan dalam administrasi pemerintahan atau dibuat oleh instansi-instansi pemerintah.(Slameto. 2000: 3).

Ketiga pengertian tersebut memiliki konsep arti yang sama, yaitu surat dinas adalah surat yang berisi tentang hal kedinasan yang biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah.

Surat berdasarkan prosedurnya (Atar Semi. 1990: 192) dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat masuk dan surat keluar. Maka, pada instansi pemerintah pun dikenal surat dinas masuk dan surat dinas keluar. Surat dinas masuk maksudnya adalah surat dinas yang masuk atau yang diterima instansi pemerintah. Sedangkan surat dinas keluar maksudnya adalah surat dinas yang dibuat atau dikeluarkan oleh

Surat dinas merupakan surat resmi yang di dalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan, misalnya: pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, perpindahan pegawai, keputusan pemberhentian pegawai, dan lain-lain (Silmi, 2006: 249). 

Surat dinas dapat disebut juga surat resmi yang berisi masalah kedinasan dan dibuat atau diterbitkan oleh instansi pemerintah atau perorangan (Sabariyanto, 2005: 38).

Peneliti lain memberi batasan bahwa surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi (Mustakim, 1994: 163).

Semi (2008: 49) menyatakan , Surat resmi adalah surat yang isinya menyangkut masalah yang resmi seperti masalah organisasi, instansi, atau lembaga, baik yang ditulis oleh organisasi, instansi, atau lembaga, maupun yang ditulis oleh seseorang.

Sebagai pembanding, Kustiawan (2003: 11) berpendapat bahwa surat dinas yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah.

Soedjito & Solchan (2001: 14) menyatakan, surat dinas/resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah dan dibuat oleh pemerintah guna dikirimkan kepada pihak-pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut.

Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang dikirim antar lembaga atau dinas. Karena bersifat resmi (kedinasan) maka struktur penulisannya memiliki aturan yang baku.

Komponen surat resmi terdiri atas: a) kepala surat, b) tanggal surat, c) nomor dan kode surat, d) lampiran surat, e) hal/perihal, f) alamat tujuan, g) salam pembuka, h) isi surat, j) penutup surat, k) salam penutup, l) pengirim surat, dan m) tembusan (Sutarmo, 2009). 

Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa surat dinas merupakan media komunikasi berbentuk tulisan yang dibuat oleh instansi swasta maupun pemerintah yang berisi tentang masalah kedinasan.

 

Surat dinas merupakan segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya (Pusat Penilaian Pendidikan Balitbang Depdiknas, 2005:5) .

Format Surat Dinas/Resmi

Mustakim (1994: 168) mengemukakan bahwa beberapa format surat resmi yang dipakai di Indonesia, antara lain:

1. Format lurus penuh (full block style);
2. Format lurus (block style);
3. Format setengah lurus A (semi block style);
4. Format setengah lurus B;
5. Format lekuk atau format bergerigi (indented style); dan 
6. Format paragraf menggantung (hanging paragraph style).

 

Format surat resmi yang lazim dijumpai dan dipakai oleh berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta, adalah format kesatu sampai dengan keempat, sedangkan format kelima dan keenam tidak banyak dipakai.

 

Format setengah lurus A termasuk format surat resmi Indonesia versi lama, sedangkan format setengah lurus B adalah format surat resmi Indonesia versi baru. Sehubungan dengan hal tersebut, Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa (sekarang Pusat Bahasa) dalam surat-menyurat resmi menggunakan format keempat (format setengah lurus B), dan format itu pula yang dianjurkan kepada masyarakat untuk dipakai karena dianggap lebih efisien dan menarik.

Bagian-Bagian Surat Dinas

Setiap surat terdiri dari bagian-bagian, bagian-bagian itulah pembentuk surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi-posisi tertentu akan membentuk model tertentu. Bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut: kepala surat, nama tempat dan tanggal, nomor,lampiran, hal/perihal, alamat, salam pembuka, isi (tubuh), salam penutup, dan tembusan (Soedjito & Solchan, 2001: 38). 

Surat dinas atau surat resmi yang dipakai di Indonesia lazimnya terdiri atas bagian: kepala surat/kop surat, tanggal surat, nomor surat, lampiaran, hal surat, alamat penerima surat, salam pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, nama jabatan, tembusan, dan inisial.

 

Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang dikirim antar lembaga atau dinas. Karena bersifat resmi (kedinasan) maka struktur penulisannya memiliki aturan yang baku. Komponen surat resmi terdiri atas: 

• kepala surat, 
• tanggal surat, 
• nomor dan kode surat, 
• lampiran surat, 
• hal/perihal, 
• alamat tujuan, 
• salam pembuka, 
• isi surat, 
• penutup surat, 
• salam penutup, 
• pengirim surat, dan 
• tembusan. 

Finoza (1992). Finoza menyatakan, bagian-bagian surat secara umum ada empat belas, yaitu kepala (kop), nomor, tanggal, lampiran, hal/perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, jabatan penanda tangan, tanda tangan dan nama penanggung jawab, tembusan, insial pengonsep dan pengetik (1992: 41). 

Sabariyanto (2005) menyimpulkan bahwa bagian-bagian surat antara lain: kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal atau perihal surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, pengirim surat, tembusan, dan inisial.  

 

Kepala Surat (Kop Surat)

Fungsi kop surat yaitu agar penerima surat dapat langsung mengetahui pengirim surat tersebut. Kop surat berisi: nama instansi, no faksimile, logo instansi, alamat website, alamat lengkap instansi, alamat email, nomor telepon instansi.

Beberapa hal yang tercantum pada kepala surat biasanya sudah tercetak pada sisi atas kertas surat. Kepala surat semacam itu berfungsi untuk memberikan informasi kepada masyarakat, terutama penerima surat, mengenai nama, alamat, nomor telepon, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan usaha pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus dapat pula berfungsi sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan nama instansi atau badan usaha beserta jenis usaha yang dilakukan.

Pencetakan nama instansi atau nama badan usaha yang bersangkutan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital pada bagian atas kertas surat, baik menggunakan sistem simetris maupun sistem lurus. Lambang atau logo instansi/badan usaha dicantumkan di sebelah kirinya. Pada instansi pemerintah, nama departemen atau instansi dicetak pada baris pertama, sedangkan nama unit organisasi yang bersangkutan dicetak pada baris kedua, kemudian nama sub unit organisasinya dicantumkan pada baris ketiga. Sebagai contoh , nama direktorat jenderal, inspektur jenderal, badan penelitian dan pengembangan, kantor wilayah, dan universitas dicantumkan di bawah nama departemen yang bersangkutan.

Alamat instansi atau badan usaha ditulis lengkap, termasuk nomor telepon, nomor teleks, nomor kotak pos, dan kode pos. Alamat itu dapat ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi dengan menggunakan ukuran huruf yang lebih kecil daripada huruf yang dipakai untuk menuliskan nama instansi/badan usaha. Selain itu, alamat tersebut juga dapat ditulis dengan huruf kapital pada setiap unsur awalnya, kecuali yang berupa kata tugas, seperti dan, yang, di, ke, dan dari. Unsur-unsur alamat tersebut, yang ditulis ke samping, dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah kata jalan tidak disingkat menjadi Jl. atau Jln., tetapi ditulis secara lengkap menjadi jalan. Jika instansi atau badan usaha bersangkutan mempunyai nomor telepon, kata telepon yang dicantumkan dalam kepala surat sebaiknya tidak disingkat menjadi telp. atau tilp., tetapi ditulis secara lengkap menjadi telepon. Kemudian, Po Box-nya jika memang ada sebaiknya diganti dengan kotak pos, dan telex tulisannya juga disesuaikan dengan ejaan bahasa Indonsia menjadi teleks. Jika badan usaha yang bersangkutan berupa perseroan terbatas atau badan usaha milik negara, singkatan yang berupa PT atau BUMN tidak diikuti tanda titik. Oleh karena itu, singkatan seperti P.T. Telkomsel tidak tepat. Singkatan itu seharusnya ditulis PT Telkomsel.

Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat (menunjukkan kapan surat itu dibuat) bukan petunjuk kapan surat itu dikirim. Pada surat dinas, nama tempat tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat. Contoh : 15 Januari 2021

Penulisan tanggal surat, bulan dan tahun dicantumkan secara lengkap tetapi kata tanggal, bulan, dan tahun tidak perlu disertakan. Nama bulan sebaiknya tidak ditulis dengan angka atau disingkat, dan angka tahun ditulis lengkap dengan tanda apostrof atau tanda koma didepannya. 

 

Di samping itu, pada akhir tanggal surat tidak disertai dengan tanda baca apapun, baik tanda titik maupun tanda koma. Di dalam kepala surat biasanya sudah tercantum nama kota tempat instansi atau badan usaha tertentu berada. Oleh karena itu, nama kota tersebut tidak perlu dicantumkan lagi di depan tulisan tanggal.

Nomor Surat

Nomor surat berfungsi sebagai pengatur surat terutama dalam hal pengarsipan guna memudahkan penyimpanan dan penemuannya kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Selain itu juga untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan oleh instansi tertentu dalam periode tertentu. Umumnya, nomor surat terdiri atas nomor urut, kode intern, bulan, dan tahun pembuatan surat. Contoh : Nomor: 123/SR/I/2021.

Dalam penulisan surat, kata Nomor dapat ditulis lengkap menjadi Nomor dan dapat pula ditulis No.. Jika ditulis lengkap, kata Nomor langsung diikuti tanda titik dua, tetapi jika disingkat dengan No. diikuti tanda titik penyingkat terlebih dahulu, baru diberi tanda titik dua. Kemudian, tanda garis miring yang dipakai dalam penomoran tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun sebaiknya ditulis lengkap dan tidak diikuti tanda baca apapun.

Lampiran

Lampiran pada surat adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Fungsinya sebagai petunjuk bahwa ada sesuatu yang disampaikan bersama dan merupakan satu kesatuan dengan surat tersebut. Contoh: Lampiran: Satu berkas formulir riwayat hidup.

Kata lampiran ditulis antara nomor surat dan hal surat pada pojok kiri atas kertas surat. Kata lampiran ditulis secara lengkap dengan diikuti tanda titik dua, tetapi dapat pula disingkat dengan lamp. Dan diikuti tanda titik penyingkat serta tanda titik dua. Di samping itu, nama barang atau sesuatu yang dilampirkan ditulis setelah tanda titik dua dan diberi jarak satu spasi.

Huruf awal kata lampiran atau lamp. Ditulis dengan huruf kapital, demikian pula dengan nama barang yang dilampirkan. Pada akhir tulisan itu tidak disertai tanda baca apapun. Dalam penulisan jumlah barang yang dilampirkan, jika bilangan yang ditunjukkan dapat ditulis dengan satu atau dua kata, bilangan itu ditulis dengan huruf. Namun, jika tidak dapat ditulis dengan satu atau dua kata, bilangan itu ditulis dengan angka.

Hal Surat

Hal atau perihal surat disebut juga pokok surat. Bagian ini menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat sehingga memudahkan penerima surat dapat dengan cepat mengetahui persoalan yang dibicarakan dalam surat tersebut.

 

Huruf awal kata hal, seperti pada lampiran, ditulis dengan menggunakan huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua. Di samping itu, pengisi hal surat hanya huruf awalnya yang ditulis dengan huruf kapital, sedangkan huruf selanjutnya ditulis dengan huruf kecil biasa, termasuk huruf petama pada setiap unsurnya.

 

Penulis surat selain menggunakan kata hal, lazim pula memakai kata perihal. Makna kedua kata-kata itu pada dasarnya sama. Meskipun demikian, demi keefektifan bahasa yang dipakai, kata yang disarankan di sini adalah hal karena dianggap lebih singkat dan efektif. Demi keefektifan pula, pengisi hal surat pun sebaiknya tidak terlalu panjang tetapi cukup ditulis secara singkat, jelas, dan dapat mencakup seluruh masalah pokok yang disampaikan di dalam surat yang bersangkutan. Contoh : Hal : Pengiriman barang

 

Alamat Surat

Alamat surat berfungsi untuk mengetahui siapa yang berhak menerima surat tersebut. Kata kepada tidak perlu digunakan pada alamat surat.

 

Penulisan alamat penerima surat mempunyai beberapa ketentuan, yaitu:

 

• Alamat penerima surat di dalam surat ditulis pada pojok kiri atas, tepatnya di antara hal surat dan salam pembuka. Penulisan alamat surat pada pojok kiri dipandang lebih menguntungkan daripada di pojok kanan karena kemungkinan terjadinya pemenggalan alamat sangat kecil. Pada pojok kiri itu alamat yang cukup panjang pun dapat ditulis tanpa harus dipenggal karena tempatnya cukup leluasa;
• Penulisan alamat penerima surat cukup diawali dengan Yth. Atau dengan bentuk lengkapnya, yaitu Yang terhormat. Sebelum Yth. atau Yang terhormat tidak didahului kata kepada; dan 
• Jika orang yang dituju memiliki gelar akademik atau pangkat dan gelar/pangkat itu dicantumkan, kata sapaan seperti Bapak, Ibu, atau Saudara tidak perlu dipakai di depannya. Apabila pihak yang dituju dimulai dengan nama jabatan seperti kepala, ketua, direktur, atau pimpinan, sapaan seperti bapak, ibu, atau saudara juga tidak dipakai. Sapaan semacam itu hanya tepat dipakai jika alamat penerima surat langsung mengacu pada nama seseorang.

Bagian-bagian alamat yang lain, seperti nama jalan, gang, nomor, dan nama kota, huruf awalnya ditulis dengan menggunakan huruf kapital. Kata jalan yang terletak sebelum nama jalan sebaiknya ditulis lengkap, tidak disingkat Jl. atau Jln. Kemudian, nama kota pada alamat tersebut tidak diberi garis bawah tunggal maupun ganda. Dalam penulisannya, akhir bagian-bagian alamat itu tidak diberi tanda baca apapun jika disusun kebawah.

Contoh yang benar :

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangn Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV

Rawamangun 

Jakarta Timur 

Salam Pembuka

Salam pembuka berfungsi sebagai tanda hormat sekaligus sapaan dari pengirim surat kepada penerima surat sebelum pembicaraan dalam surat dimulai.

Pencantuman salam pembuka pada surat resmi adalah di sebelah kiri sejajar dengan garis tepi kiri. Huruf awal atau huruf pertama ungkapan salam pembuka itu ditulis dengan huruf kapital. Sedangkan huruf awal pada unsur selanjutnya ditulis dengan huruf kecil. Jadi, tidak setiap huruf awal unsur-unsurnya ditulis dengan huruf kapital. Selanjutnya, salam pembuka itu diakhiri dengan tanda koma.

Contoh : Dengan hormat,

Isi surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dalam surat karena semua persoalan yang akan disampaikan dalam surat terdapat pada bagian isi surat.

Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut:

1. Alinea pembuka, berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca agar dapat dengan mudah mengetahui masalah pokok surat. Paragraf pembuka sebuah surat merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pihak penerima surat atau pembaca surat pada pokok persoalan yang dikemukakan. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Di samping itu, paragraf pembuka juga berfungsi untuk menarik minat atau perhatian pembaca.
2. Alinea isi, berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Paragraf isi dapat dipandang sebagai inti dari sebuah surat. Paragraf isi sebaiknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, hendaknya diungkapkan dalam paragraf tersendiri.
3. Alinea penutup, berfungsi untuk menandakan uraian masalah pokok sudah selesai. Paragraf penutup merupakan bagian akhir surat yang berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan telah selesai. Paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan penulis surat dan ucapan terima kasih yang disampaikan kepada penerima surat. 

Salam Penutup

Salam penutup merupakan ungkapan rasa hormat si penulis surat sekaligus sebagai tanda bahwa pembicaraan dalam surat sudah selesai. Salam penutup yang digunakan harus serasi dengan salam pembuka.

Penulisan salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan penulis surat. Ungkapan yang dipakai pada salam penutup, seperti pada salam pembuka, ditulis dengan huruf kapital pada huruf awal kata pertama saja, sedangkan huruf awal kata selanjutnya ditulis dengan huruf kecil biasa. Tanda koma juga disertakan pada kahir salam penutup. 

Penanggung Jawab Surat

Surat yang sah adalah surat yag telah ditanda tangani. Orang yang menandatangani surat adalah penanggung jawab surat (subjek surat). Penanggung jawab surat terdiri dari satu orang atau lebih bergantung pada jenis dan sifat pertanggung jawaban suratnya. Bagian ini tersusun dalam satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Bagian-bagian tersebut terdiri dari empat baris, yaitu baris jabatan subjek surat, baris tanda tangan, baris nama terang, dan baris nomor induk pegawai (jika ada).

Posisi tanda tangan adalah antara salam penutup dan nama jelas atau nama penanda tangan. Jadi, letak tanda tangan itu pada pojok kanan bawah.

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan tidak ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi hanya huruf awal setiap unsurnya yang ditulis dengan huruf kapital. Di samping itu, nama penanda tangan surat juga tidak diapit dengan tanda kurung.

Di bawah nama penanda tangan surat dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan surat yang bersangkutan. Antara nama penanda tangan dan nama jabatan tidak diberi garis bawah. Jika NIP (Nomor Induk Pegawai) penanda tangan surat akan dicantumkan, nama jabatan sebaiknya dicantumkan dibawah salam penutup. Kemudian, NIP-nya dicantumkan di bawah nama penanda tangan surat.

Surat dari suatu instansi atau badan usaha kadang-kadang tidak ditanda tangani oleh pimpinan, tetapi ditanda tangani oleh pejabat bawahannya yang diberi wewenang. Sehubungan dengan hal itu, ungkapan atas nama dan untuk beliau yang dinyatakan dalam bentuk singkatan, yaitu a.n. dan u.b., lazim dipakai. 

Singkatan a.n. dipakai jika penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan/kepala, atau pejabat setingkat di bawah pimpinan instansi atau badan usaha yang bersangkutan. Dengan demikian, segala tanggung jawab yang berkaitan dengan isi surat tersebut berada pada penandatangan surat. 

Dari segi hukum, kedudukan surat tersebut dan surat yang ditandatangani langsung oleh kepala pada dasarnya sama. Penulisan singkatan a.n.dicantumkan di depan nama pejabat yang memberikan wewenang. Singkatan u.b. dipakai jika penandatanganan surat itu dilakukan oleh pejabat suatu instansi yang berkedudukan dua tingkat di bawah kepala. 

Singkatan u.b.dapat pula dipakai jika pejabat yang dilimpahi wewenang oleh pimpinannya melimpahkan lagi wewenang itu kepada pejabat lain di bawahnya. Sehubungan dengan itu, tanggung jawab yang berkaitan dengan isi surat tersebut tidak terletak pada orang yang menandatangani surat, tetapi terletak pada pimpinan atau pejabat yang memberi wewenang. Singkatan u.b. dicantumkan di bawah nama jabatan orang yang melimpahi wewenang penandatanganan surat itu. Jadi, posisi u.b. bukan di depan nama jabatan seperti a.n.

Contoh :

Kepala Pusat Pembinaan  dan Pengembangan Bahasa 

u.b. 

(Nama Jelas)

Kepala Bidang Pengembangan

Tembusan

Tembusan surat dibuat apabila surat yang akan dikirimkan kepada penerima surat (yang sebenarnya) perlu diketahui oleh pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, sejajar ke atas dengan nomor, lampiran, dan perihal.

Pencantuman istilah atau kata tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jadi, kata tembusan hanya dicantumkan jika ada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut. Jika tidak ada, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Jika surat yang dikirimkan memang memerlukan tembusan, kata tembusan dicantumkan di sebelah kiri bawah kertas surat, tepatnya sejajar dengan garis tepi kiri. 

Kata itu ditulis dengan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Huruf pertamanya ditulis dengan huruf kapital. Apabila pihak yang dikirimi tembusan lebih dari satu, nama-nama pihak diberi nomor urut. Namun, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, nama pihak tersebut tidak perlu diberi nomor. 

Kemudian, ungkapan Yth., Kepada yth., atau sebagai laporan tidak perlu dicantumkan di dalam tembusan. Penggunaan kata arsip dalam tembusan tidak tepat karena tanpa dicantumkan di dalam tembusan pun setiap surat dinas atau surat resmi harus dilengkapi dengan arsip.

 

KIRIM MASUKAN